协同办公系统如何提升企业的办事效率

2020-06-30 10:20| 查看:

  在以往的办公流程当中,文件的执行,只能被动的要求员工去看,但是究竟是否真正了解文件中的要求,作为主管不得而知。协同办公系统上线之后,对于文件的读取都有了详细的记录。举例来说,很多执行文件都是通过公告发出,以往的纸本传达或是海报张贴,都无法控管员工对于文件的了解情况,而系统中自动抓取的浏览记录,现在则是为制度的有效执行提供了必要的基础数据。有了此类数据,再也没有理由和借口,制度的执行将得到极大的提高。

  1、会议任务追踪

  会议是一个企业中必不可少的一项活动,不仅仅可以进行上下级的沟通,而且也可以用做平级之间的信息交流。开会的重点在于会议中决定和交办的事项,而不是整个会议的过程。会议记录也是会议中必不可缺的一个部分。并且对于会议中交办事项后续的追踪,也是应该成为主管工作很重要的一个部分。

  通过协同办公系统,我们可以进行会议记录,并且设置交办事项和决议事项。交办事项可以直接添加到执行人的工作日历中,并且对于后续的执行情况,企业管理者可以进行进度掌控。让会议做到有案可查,有依可寻。同时,将会议的宗旨很好的贯彻下去,这才实现了开会的目的。

  2、掌控交办工作状况

  在平时的工作中,主管接触的比较多的就是交办工作。既有领导交办给自己的工作,也会有自己需要交办给下属的工作。对于交办工作,最关键的在于,如何掌握交办事宜的完成情况。对于领导交办给自己的工作,需要及时的进行回报工作进度,而对于交办给下属的工作,则需要随时能够掌握进度,对于工作过程中出现的问题及时提供解决意见等。

  在协同办公系统中,也同样提供了交办工作管理的功能。在此,通过任务管理流程做到信息的上通下达。同时,对于工作的进度也可以轻松的监控到,很清晰的了解到每一件交办事项的进度和遇到的问题。每项工作完成后,还可以对于完成工作工作进行归档,让自己的工作有据可查,节省了大量的沟通时间去完成其他方面的工作。

协同办公系统

  3、部门知识分享

  目前“知识管理”已经成为一股席卷全球的热潮,领导者要鼓励知识分享,保证每个员工都能了解企业的方方面面,包括财务、有竞争力的产品或服务,以及企业的战略。有效的知识分享,可以提高整个团队的人员素质,进而提升整个团队的工作效率和工作品质。

  一般情况下,团队领导掌握着信息,只是在需要谁知道时才能获知,经理们在他们已经做出的决定确实需要一个橡皮图章时,才请求别人的协作;一系列个人的和组织的障碍,导致员工没有分享他们的知识。这些人为障碍彰显了一个十分重要的问题:在知识管理中依赖科技手段促进交流之前,要优先处理人的问题。由上所述,可以看出,在进行知识分分享时,很关键的一个因素就是需要一个平台来共享这些信息。知识通常都是由个人经验得来,那么这个人要把自己所掌握的知识、信息分享出去,第一步,就是需要这样的一个平台。

  协同办公系统中,通过讨论区、公文包等模块,就可以为知识分享提供这样一个平台。并且可以根据需要去自由的组合使用这些模块。可以针对某些观点展开讨论,可以将行业内的一些最新的咨询共享给大家。在长时间的讨论过程中,员工的整体素质可以得到提高。同时,日积月累的讨论过程以及分享的文章,也可以慢慢的形成一种良好的学习氛围,为新进员工进入公司后的培训也提供了基础资料。

  4、明了部门人员动向(行事历)

  对于一个企业来说,对外的交流是一个很重要的工作。这种对外交流可以表现为出差,或是拜访客户,抑或是去集团下其他的分公司进行交流。而对于主管来说,这样的外出的机率也远远要大于普通员工。如何让上一级主管了解到自己每天的工作,让自己清晰每日行程,如何让下属及时联络到自己,并且去监控各位下属的每日动向,这也成为了主管工作的一个难点。

  协同办公系统中特别设计了行事历,为您准备好了各种分类,如会议、备忘、休假等,建好资料后每日行程及未来工作安排均可以显示在系统的首页上,并设有系统提醒功能。个人工作日历和部门工作日历之间的分开,相互之间不会混淆。还可以根据事件的类型进行分类,如已完成和未完成等。作为一个公司的一把手,您不仅可以自己安排好行程,更可以查看公司每一位员工以及各部门的工作日历,进行统筹管理。

  『 思普企业基于大数据、数字化、智能制造等人工智能技术在平台企业“投融建管营”经营管理大数据、实现国资部门“管人、管事、管资产”国资监管大数据、实现企业集团财务与生产制造智能管控等企业信息化。累计为全国5500+企业提供信息化管理服务,成功助力用户现代化转型。 』


分享到:
新闻资讯 News
联系方式Contact
地 址:贵阳市云岩区北京路9号京玖大厦20层 公司名称:贵阳思普信息技术有限公司 售前咨询:400-0851-186 售后技术:400-0851-186 咨询Q Q:451198550 邮 箱:xspinfo@xspinfo.com
顶部留言微信二维码底部
扫描二维码关注